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Les fiches action du manager ®

proposent des structures simples et adaptables qui guident les managers dans les actes quotidiens et favorisent une communication à la fois bienveillante et efficiente.

Annoncer 

l'entretien annuel


Temps de lecture : 02:28

Les entretiens doivent être annoncés au moins deux semaines à l’avance pour confirmer la disponibilité des collaborateurs et leur permettre de se préparer.


EST-CE QUE J'AI PRIS SOIN D'ANNONCER L'ENTRETIEN DANS LES REGLES DE L'ART? CommEnt pRésEntER à mEs CollaboRatEuRs l’EntREtiEn annuEl ou l’EntREtiEn pRofEssionnEl ?

1. Je propose l’entretien et je précise le RDV
2. J’interroge sur la finalité de l’entretien
3. J'interroge sur l’intérêt de l’entretien
4. Je rappelle l’importance de la préparation en amont et je revisite, si nécessaire, les points principaux qui coivent être renseignés
5. Je me propose en ressource


Nota : Le caractère séquentiel notifié ici n’est ni dogmatique, ni exhaustif. Il permet de donner une logique aux repères nécessaires à l’action.

Exemple d’entretien *

Cas d'une annonce individuelle :

1. Salut Damien. Nous devons programmer ton entretien professionnel. Es-tu disponible mardi 14 vers 10 h? As-tu des contraintes particulières ce jour-là ?
2. Te rappelles-tu la finalité de cet entretien ? C’est quoi ? Vois-tu la différence avec l’entretien annuel ? Sa finalité ? Vois-tu le plan ?
3. Quel intérêt vois-tu à réaliser cet entretien ?
4. C’est important que tu prépares ce moment. Commence par remplir ce document jusqu’à l’encart F. Tu peux déjà réfléchir aux perspectives, bien sûr.
5. Si tu as besoin de quoi que ce soit pour te préparer, dis-le moi, c’est important.


 * Les mots et les codes utilisés relèvent de l'auteur. Ils sont à adapter aux environnements de chacun.
  • 1Je propose l’entretien et je précise le RDV. J’introduis le sujet sans ambages. J’ai défini au préalable une date et un horaire en vérifiant la disponibilité de la salle de réunion, horaire que je peux ajuster en fonction des disponibilités de mon collaborateur. Néanmoins, je m’assure de terminer cette phase avec un RDV acté. Je veille également à ce qu’il n’ait pas de contraintes dans les heures qui suivent au cas où l’entretien durerait plus longtemps que prévu.

  • 2J'interroge sur la finalité de l’entretien. Je vérifie qu’il connait la différence entre l’entretien professionnel et l’entretien annuel car la confusion est fréquente. S’il est nouveau, je m’assure également qu’il a une idée du déroulement. Je peux compléter si nécessaire : « On fera un bilan de la période écoulée et on se projettera sur la période à venir en recueillant tes souhaits de progrès et tes besoins de formation ».

  • 3J'interroge sur l’intérêt de l’entretien. Je mesure ici le sens qu’il accorde à cette rencontre. S’il est motivé, sa réponse sera fluide et je peux enchaîner. S’il est récalcitrant ou désabusé, il écartera ma question pour ne pas y répondre ou j’essuierai un refus. J’ai alors intérêt à accueillir sa réponse et à négocier l’idée qu’il y a un intérêt. La question reposée au conditionnel se prête bien à la situation : « Je comprends, pourtant s’il y avait un intérêt, ce serait lequel ? ».

  • 4Je rappelle l’importance de la préparation en amont et je revisite, si nécessaire, les points qui doivent être renseignés. Je prends le temps d’évoquer, voire de parcourir physiquement le document qu’il doit renseigner.

  • 5Je me propose en ressource. Je consolide ma demande en proposant mon aide. L’enjeu est qu’il ait réalisé une véritable préparation en amont pour être dans les dispositions optimales le jour de l’entretien, et je me permets de le rappeler.


Conseils complémentaires

● Je mobilise toutes les pièces nécessaires à la préparation : entretiens précédents, fiche de poste, formations réalisées, résultats factuels.


● Si je dispose d’une trame papier, c’est le moment de la lui remettre. Le cas échéant, je lui envoie par mail tous les supports ou liens nécessaires et j’en profite pour confirmer notre RDV par écrit.


● Je peux réaliser cette action en collectif au cours d’une réunion d’équipe, ce qui sera un gain de temps. La structure de mon action reste la même.


Pour aller plus loin

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